WhatsApp 自動回覆設定與範本指南

免費 WhatsApp Business App 內置三種自動回覆與限制

未升級任何付費系統之前，WhatsApp Business App 本身已經提供三項免費工具：歡迎訊息（Greeting）、離開訊息（Away）同快速回覆（Quick Replies）。

• 歡迎訊息：新客第一次傳訊息，或隔咗 14 日冇對話後自動發送，適合放營業時間同預約連結。
• 離開訊息：喺收工時間或上堂／做療程期間自動回覆，話俾客人知幾時有人覆，並引導佢先揀時間落訂。
• 快速回覆（輸入「/」觸發）：預先存好收費表、地址交通、FPS 轉數快資料，人手揀選一秒貼上。
• 真正樽頸：Business App 唔知邊個時段已經滿座、唔知客人剩返幾多次套票，而且同事喺電腦版覆完，部主手機離線又可能漏單。

四種 WhatsApp 自動回覆做法比較

市面上由免費 App、關鍵字選單機械人、全自動 AI 到營運型 CRM，處理自動回覆的邏輯完全唔同。

香港服務業（美容、健身、補習、場地租用）客單價高、重視人情味。如果客人問改期或敏感療程問題，全自動 AI 亂應承折扣或者報錯堂數，執手尾的成本遠高於慳返嗰幾秒鐘。

香港服務業即抄即用 WhatsApp 自動回覆範本

好嘅自動回覆唔係扮真人傾偈，而係即刻俾到客人下一步行動（睇位、落訂、查地址），同時講清楚幾時有真人跟進。

• 【非辦公／上堂中離開訊息】：「你好！我哋而家做緊療程／上緊堂，未能即時接聽。想睇最新空檔或即時預約留位，可以先撳呢度自助揀時間：[預約連結]。其他查詢我哋會喺今日 19:00 前逐一回覆！」
• 【新客首次查詢歡迎訊息】：「歡迎查詢！你可以直接撳 [預約連結] 查看服務價目及即時空檔（支援 FPS／信用卡留位），或者直接留低你想約嘅日子同項目，同事好快覆你。」
• 【改期及取消時限提醒（快速回覆 /policy）】：「溫馨提示：如需改期，請於預約時間最少 24 小時前透過預約確認連結自助更改，逾時取消將會扣減該節訂金或套票 1 堂，多謝體諒！」
• 【完成服務後套票續購跟進（需人手確認後發送）】：「今日辛苦晒！系統紀錄顯示你嘅預付套票仲剩最後 1 堂，想唔想順便幫你留定下星期同一時間？」

官方 API 的 24 小時免費視窗與範本計費規則

升級用官方 WhatsApp Business API 做自動回覆同預約提醒時，必須分清楚「視窗內免費回覆」同「視窗外付費範本」。

• 客人主動發訊後 24 小時內：無論係系統即時發出的自動歡迎回覆，定係同事回覆對話，Meta 一律免收訊息費。
• 預約前一日自動提醒（超過 24 小時視窗）：必須使用預先經 Meta 批核的 Utility 通知範本，按成功送達逐條計費。
• 想精準計出每月 API 成本，可以用 FavCRM 免費提供的「WhatsApp Business API 收費計算機」即時試算。

與其整十層 Chatbot 選單，不如連通自助預約頁

好多商戶花幾星期畫複雜的「請按 1 查價錢、按 2 查銅鑼灣分店、按 3 查尖沙咀分店」流程圖，結果客人直接打句「星期六下午兩點有冇位」就令機械人死機。

最順暢的做法係「一句自動回覆 + 品牌專屬預約頁」：客人一撳連結就見到真實空檔、揀埋導師或房間、俾埋 FPS 訂金或自動扣套票；真係有特別問題，對話已經連住佢份客戶檔案放入共用收件箱，AI 幫同事準備好草稿，批核一下就出街。

設定 WhatsApp 自動回覆前的檢查清單

開機前對一對以下 6 點，避免自動回覆幫倒忙。

1. 離開訊息有冇附上可以直接睇空檔落訂的預約連結，而唔係只叫客人「耐心等候」？
2. 同事已經人手接手對話之後，自動回覆識唔識自動暫停，唔會重覆彈出？
3. 預約提醒範本有冇避開促銷字眼，確保可以順利批為 Utility 通知類別？
4. 涉及價錢調整、退款、豁免改期費的回覆，有冇設定必須經人手批核先發出？
5. 多位同事同時回覆同一個號碼時，睇唔睇到邊位同事已經處理緊？
6. 如果客人用免費 wa.me 連結入嚟，有冇預填清楚佢想查邊項服務？

常見問題